Hvorfor gjør det så vondt å ta imot tilbakemeldinger?

Gjennom sosiale medier, lærebøker og fagartikler har vi rikelig tilgang på gode råd om hvordan gi tilbakemeldinger, og hvorfor det er viktig å bygge en sunn tilbakemeldingskultur på arbeidsplassen. Min påstand er at det største problemet ikke handler om evnen og viljen til å gi tilbakemeldinger, men at vi er så dårlig trent på å ta dem imot.

Fight, flight eller freeze?

I det øyeblikket en leder eller en kollega varsler at de vil komme med noe som kan ligne på en evaluering av innsatsen vår, går vi i full beredskap. Varsellampene lyser, og hodet gjør en lynkjapp vurdering av situasjonen, og om vi skal gå rett i fight, flight eller freeze.

Kroppen setter rett og slett likhetstegn mellom en varslet tilbakemelding og en reell faresituasjon.

Hvorfor er det slik? Jeg tror det handler om manglende trening, og at vi har vokst opp i en kultur som har levd godt med å dekke over eller gå en omvei i håp om at det som er av problemer, vil gå over av seg selv.

Min erfaring er at det gjør de sjelden. Når vi til slutt får nok, renner det over, og dermed hopper det både ormer og padder ut av munnen. Slike tilbakemeldinger vil naturlig gjøre vondt, og beredskapen til mottaker viser seg å være nyttig likevel.

Hva gjør oss bedre til å ta imot det som kommer?

Dette spørsmålet stilte jeg en gruppe unge ledere som selv hadde vært åpne på at det var vanskelig å se på tilbakemeldinger fra hverandre som en gave. De tenkte og diskuterte ei stund, og kom opp med 4 punkt de mente ville gjøre en forskjell:

1 Husk å banke på døra

I praksis handler dette om å varsle før tilbakemeldingen kommer, slik at mottaker får tid til å slå på mottakerapparatet. Selv om dette også kan utløse beredskap, er det bedre enn å bli tatt "med garden nede", og føle seg både uforberedt og under angrep.

2 Velg timing

Tenk gjennom den andres situasjon før du velger tidspunktet. Er hen allerede stresset? Hvordan har dagen vært så langt? Er det en tidsfrist like rundt hjørnet? Finn et tidspunkt som kan bidra til ro rundt samtalen, og et sted dere får være i fred.

3 Er det relevant?

Hvis det har gått noe tid siden det du vil ta opp, og ting har gått seg til, kan det hende du skal la ballen ligge død. Det samme gjelder forhold den andre ikke kan noe for, og heller ikke får gjort noe med.

4 Kom med kjærlighet

Vært tydelig på at du kommer i fred, og at du ønsker det beste for det videre samarbeidet. Kanskje er det nettopp derfor justeringen du vil be om, er viktig, fordi dere da vil jobbe enda bedre sammen. Få det tydelig fram.

Respekten for hverandres evne til å strekke seg

Det kan være nyttig å se på gode, konstruktive tilbakemeldinger som et kjærlighetsspråk, et bevis på at vi har trua, ser potensialet og gjerne vil få det til sammen. Her vil små justeringer gjøre stor forskjell. På sikt vil det redusere risikoen for langtidsslitasje, fordi friksjonspunktene avklares og dempes før de blir et problem.

Den andre fordelen er at vi får trening i å ta imot korrigerende innspill innenfor trygge rammer, og der vi er sikre på at avsender har gode intensjoner.

I boka Den nødvendige samtalen -Tør du virkelig la være? finner jeg dette sitatet fra en av våre nye landsmenn:

Dere nordmenn er noe for dere selv. Hvis det er slik at man ikke gjør en god nok jobb i Norge, eller hvis man gjør en veldig god jobb, eller det er noe lederen ønsker at man skal gjøre annerledes, så er man den siste til å høre noe om det. Alle andre vet det før deg.

Og det - ja det kaller dere nordmenn høflighet!