De forhatte arbeidsmiljøundersøkelsene

Hva vet vi egentlig om hvordan det står til på vår egen arbeidsplass? Og hvordan kan vi finne ut av det vi lurer på? Samtidig som kravene til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø både skjerpes og presiseres fra sentralt hold, hevder mange at de tradisjonelle arbeidsmiljøundersøkelsene er "bare så forrige uke":

Jeg vet ikke om jeg gidder å svare engang, det skjer jo ingenting etterpå likevel.

Jeg tror ikke det er ett fasitsvar på denne problemstillingen. Likevel tenker jeg at mye handler om hvordan vi håndterer verktøyene vi har til disposisjon i ulike faser.

1. Forberedelsesfasen

Mange arbeidsplasser har faste undersøkelser de kjører med jevne mellomrom. Fordelen med en slik løsning er at det blir mulig å måle utviklingen over tid, og hvor svarene endrer seg fra ett år til et annet. Større leverandører tilbyr avanserte verktøy som Great Place to Work, 10-faktor og MUST.

Mindre virksomheter kan ha andre behov enn de store. Det er fullt mulig å skreddersy en undersøkelse tilpasset egen virksomhet og hva det er viktig å få mer innsikt i. Uansett størrelse og ambisjonsnivå for undersøkelsen, vil både tillitsvalgte og andre ansatte ha spørsmål de ønsker svar på før dere setter i gang:

• Hvorfor skal vi ha en undersøkelse nå?

• Hva med GDPR? Hvordan sikre anonymitet?

• Hvem ser svarene? Hva skal de brukes til?

• Får vi spørsmålene på forhånd?

• Er det frivillig å delta?

• Hvordan vet vi at det som kommer opp, faktisk blir tatt tak i?

  
  

Disse spørsmålene bør du vite at dere kan svare på før dere inviterer til møter om det som skal skje. Tenk også gjennom hvordan svarene i undersøkelsen skal kunne grupperes for å få fram best mulig informasjon, uten at den lovede anonymiteten ryker.

En fordel med å samarbeide med en ekstern leverandør av selve undersøkelsen og den påfølgende rapporten, er at det gir den enkelte større trygghet med tanke på GDPR og anonymitet.

NB ! Husk å få på plass en databehandleravtale mellom din virksomhet og den eksterne leverandøren!

2. Gjennomføringsfasen

Selve undersøkelsen kan gjennomføres digitalt på mobil eller pc, skriftlig på papir eller samtalebasert, evt. en kombinasjon av disse, alt etter type virksomhet, og hva virksomheten ønsker og har kapasitet til. Samtalene er mer arbeidsintensive og kostbare, siden gjennomføringen krever en ekstern part med samtalekompetanse, men de kan også gi en dypere innsikt i hva som er viktig å ta tak i. Min erfaring er at det kan være lurt at gjennomføringen skjer over en kort periode, slik at hver person kan svare for seg selv med minst mulig påvirkning fra andre i organisasjonen.

3. Rapport og oppfølgingsfasen

En rapport, slik jeg ser det, bør inneholde en skriftlig og en grafisk framstilling av funn, og der det finnes, en synliggjøring av utviklingen siden sist. Den bør også ha en analysedel knyttet til hvordan ulike funn kan ha noe med hverandre å gjøre, noen ganger gjennom å balansere hverandre ut, andre ganger forsterkende. Summen av dette bør munne ut i forslag til tiltak.

Ett mulig tiltak kan være å undersøke noen av funnene nærmere, for å forstå hva som ligger bak endringene fra året før, og hva de ansatte selv mener må til for å justere kursen. Her finnes mange og gode verktøy for å nå fram til rotårsaken og forstå sammenhenger som ikke kommer fram i første runde. Med denne forståelsen er det enklere å velge tiltak som gir reell effekt, ikke bare på kort sikt, men også med tanke på varige endringer.

Behold undersøkelsen, men gjør noe med rammene!

Jeg har jobbet med arbeidsmiljøundersøkelser til og fra i en årrekke, og forstår motstanden i mange arbeidsmiljø når temaet kommer opp igjen. Ofte handler det om dårlig håndverk i fase 1, noe som igjen gir rom for misforståelser, feiltolkninger og antakelse før vi i det hele tatt er i gang. Denne fasen må tas på alvor!

Fase 2 er ofte den minst kompliserte, den handler mest om logistikk, flyt og struktur så lenge tilliten til databehandlers taushetsplikt er etablert og til stede,

Fase 3 skaper ny uro, fordi rapporten er en skikkelig call to action knapp. Det er ikke alltid åpenbart hva de riktige tiltakene er, og noen ganger mangler vi ressurser til å gjennomføre dem. Samtidig vet vi at undersøkelsen har skapt en forventning i miljøet, og at noe bør skje.

Det nytter ikke å håpe at det går over. Dagens gladnyhet er at her finnes det god hjelp å få tak i, mennesker som har både erfaring og verktøykasse fra tilsvarende situasjoner. Og det virkelige gullet ligger i å involvere de som selv har svar på undersøkelsen i det videre arbeidet.