Vil du finne 5 feil eller en løsning?

Hva er ditt naturlige førstevalg når du oppdager en feil eller en potensiell risiko på din egen arbeidsplass, og innerst inne vet at dette burde du ha lagt merke til tidligere? Du vet at å melde det oppover i systemet vil føre til ubehag. Du vet også at konsekvensene av å la være, kan bli store.

Hver eneste dag kryr det av mennesker som står i et slikt dilemma der de jobber, og altfor mange ganger fører det til at feil og mangler skyves under teppet, underkommuniseres eller bare ikke tas tak i.

I andre enden opplever vi ineffektivitet, svinn, reklamasjoner og tapt lønnsomhet på den økonomiske siden, og økt risiko for skade, sykdom og høy turnover på den menneskelige siden.

Sammenhengen mellom psykologisk trygghet og meldte feil

Min gode samarbeidspartner Hilde Johanne Aafoss gjorde meg nylig oppmerksom på forskningen til Amy Edmondson som viser en sammenheng mellom psykologisk trygghet på arbeidsplassen og graden av meldte feil og mangler.

Amy Edmondson fant ut at ansatte på arbeidsplasser med stor psykologisk trygghet, er mer tilbøyelige til å melde fra om feil som skjer på arbeidsplassen, også når det er de selv som har forårsaket feilen. De opplever det rett og slett trygt å melde fra.

Same, same but different

For noen år siden fulgte jeg to sammenlignbare samfunnsbedrifter tett. De holdt til i hver sin kommune, hadde omtrent like stort nedslagfelt og var tilnærmet like store.

Den ene bedriften hadde et aktivt forhold til sitt eget avvikssystem, og oppfordret jevnlig alle ansatte å melde alle avvik de kom over, slik at de kunne lære av feilene sine, og hindre nye feil å oppstå. Ledelsen satte likhetstegn mellom avvik og utviklingspotensial, og heiet fram de som aktivt lette etter forbedringer på egne vegne og foreslo tiltak.

Ledelsen i den andre bedriften var stolte av at de hadde så få avvik, og tok det som et tegn på at de drev godt. Etter hvert oppdaget jeg tilløp til fryktkultur i virksomheten, og det ble stadig tydeligere for meg at mange ansatte manglet tillit til at varslede avvik ville bli behandlet på en forsvarlig måte. Det var rett og slett tryggest å la være.

Og lønnsomheten? Ingen av de to bedriftene hadde dårlig økonomi, men den bedriften som jobbet systematisk med utbedringer etter avvik, lå et godt hestehode foran.

Gjør det attraktivt å innrømme feil!

Hvis du som leder ønsker å vite hva som egentlig foregår på arbeidsplassen du har ansvar for, er det utrolig viktig å jobbe med åpenhet, psykologisk trygghet og tilbakemeldingskultur.

Dette kan gjøres på mange ulike måter, og her er noen av mine "enkle" påstander:

• Voksne mennesker er redd for voksenkjeft. Det kan føre til at de underkommuniserer problemer du burde hatt informasjon om.

• Voksne mennesker liker å bli tatt på alvor. Opplevelsen av ikke å bli hørt, eller at det ikke skjer noe med det de melder fra om, gjør noe med motivasjonen.

• Ordtaket "Den vet best, som har skoen på." gjelder fortsatt. Det betyr at det ikke er nok å vente på informasjon, tanker og innspill, men du må rigge for den informasjonsflyten du ønsker og trenger.

• Ingen struktur er nøytral. Det kan være noe i strukturen på din arbeidsplass som fører til at informasjon stopper opp, forvrenges eller vannes ut. Når gjorde du sist en grundig vurdering av de strukturelle forholdene der du er leder?

• Å finne 5 feil er ikke et mål i seg selv, men det er et virkemiddel for å velge gode løsninger som fører til reelle og konstruktive endringer.